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我的秘书实习之旅

文/马睿祥

常言道“秘书是领导的影子”,平时虽然不显眼,但工作中却处处都有他们的存在。此前,对此我一直不太理解,直到自己真实体验了实实在在的秘书生活后,才对这个比喻有了一番深刻的体会。

2014年11月,经过层层选拔,本人有幸被选中,成为国家电网公司南瑞集团综合办公室文秘处的一名实习生。综合办公室是整个集团职能部门中排名第一的要害部门,在入职的第一天培训中,相关老师就将整个综合办公室工作的保密原则向我一一详细讲解。

作为一个每天与集团领导相伴的要害职能部门,要处理的第一要务可能就是与领导相处。可是我连集团领导的名字、模样都认不全,作为一个初来乍到的实习生,坦白说当时的心境确实如履薄冰。

冷静下来,多年的经验告诉我:不会的时候,就学着别人的样子去做,总不至于出格。于是乎我每天上下班都跟着工作经验丰富的老同志,遇到相关领导的时候总是跟着他们打招呼,久而久之就与领导慢慢熟络起来。

我总是信奉“凡是都要讲究方法”。实习的第一天,我就通过部门老员工打印了一份集团主要领导及各个部门、分公司负责人的通讯录,休息的时候总是对着边看边记各个负责人内网电话的尾数,以确保这样每次接电话前心中有数,也更方便与对方进行沟通交流。

此次实习触动我最深的就是秘书工作的严谨和辛苦。实习期间正处于院办年终两会(年终总结会、职工代表大会)的筹办期间,加班加量的工作让我迅速适应了文秘工作的节奏和生活。

1月份的南京很冷,每每忙到江宁基地灯火通明,还不曾有倦意,因为慢慢适应了高强度的秘书工作后,我发现每天的经历都是一种提升和锤炼。拿我身边简单的一个例子来说,我每天从胜太路坐班车到江宁基地要20分钟,一开始我的每天是在班车上睡过去的,后来发现班车上大家都在忙工作、收发邮件后,我也不自觉地去把前一天的工作情况梳理一下,做一个简要的100字左右的心得,待实习结束时,我已经保存了很多这样的总结,也更加清楚了自己在工作中的不足。

年终两会最后准备的一周对我而言是“魔鬼”的一周,综合办主任带着我们文秘处所有员工加班加点地将各个子公司送递来的资料进行最后的汇总和编辑,将2014年整年的工作数据以文字的形式纳入总经理工作报告中。每个数据的核实、每个标点的使用,都在全体团队一点点讨论和斟酌中度过。

经过这些,我深刻体会到了国有企业“以文辅政”的理念。整理纷繁杂乱的录音、逐字逐句校对文稿,虽然辛苦,甚至枯燥,但用心做久了,也能在枯燥中看出花来,于平淡中品出甜来。待到自己离开集团综合办公室的时候,自己整理录音稿、校对文稿的能力无形之中得到了提升,更觉甘甜。

1月28日,年终两会的前夜,南京大雪纷飞,从办公室的落地窗望出去,满满都是缤纷悠扬,班车缓缓离去,在远方化为一粒光点。文秘处里灯火通明,最后的“过稿”流程开始了。所谓“过稿”就是4名文秘处秘书围坐一起,通过朗读的形式将31页总经理工作报告全文诵读7到8遍。由于内容太多,我们通宵诵读,一个人读累了就换另一个人,其他人就对照打印稿进行细致入微的校对,哪怕是一个标点符号的疑问都不放过。

是夜,围炉夜话,风雪伴读。

第二天睁眼,整个办公室杯盘狼藉,各种零食、茶水、水果在大家的办公桌上随意摆放,烟头在烟灰缸里满满的,每个人的脸上是疲倦,是沧桑,更是满足与收获。整个集团2万多员工2014年的成绩和2015年的期待都蕴含在这份31页的总经理报告中。

2015年1月29日9点30分,欧处长带着我在印刷厂目送第一份总经理报告正式印刷出来,摸着油墨味颇浓并带着温度的第一份报告,我五味杂陈,表面没有什么话,一直沉默,但是心里翻江倒海了无数遍。一向严肃冷静的欧处长默默点了一颗烟,悠悠然。

虽然我有千言万语,但是我说不出来。

在文秘处忙完了自己的任务,我被临时抽调到会务组去帮忙,将各个子公司领导的联络签到、住宿安排、会场座次等安排好。面对完全不同的工作内容,这次我就坦然了许多,知道了何时该做何事,怎么做,需要与谁对接工作。公司集团两会的流程走完一遍后,我心里对整个程序已经有了很深的印象。

集团办公室主任说过一句话:流程管事,制度管人。我对此印象很深。我想在工作中任何时候都要注意讲究方式方法。干活不能一味傻干,而是要积极开动脑筋,灵活采取方式,主动地去学习资深员工的做事方法,不断地去模仿和总结,才有可能将工作开展得越来越活,职场之路才能越走越宽。

经历过这次节奏紧、任务大、频率强的秘书实习后,我开始慢慢喜欢上秘书这个职业,这个很少抛头露面却至关重要的岗位带给我这个年轻人的绝不仅仅是工作方法和经验,更是做人的体会和领悟。低调做人、低调做事,我想年轻人缺乏的就是这么一种敢于默默无名去积累的心态和勇气。

抱朴守拙。我想,是金子便不急着发光。

责任编辑:李璐